Realidad Profesional | Revista del Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires y su Caja de Seguridad Social
Primera entrevista con un cliente:
Qué preguntar para asesorar mejor
El cliente quiere empezar su empresa y debería irse con una decisión informada. Qué conviene preguntar antes de hacer el alta, cuáles son los aspectos que pueden cambiar por completo la decisión y cómo una buena primera entrevista puede evitar errores que después se traducen en mayores costos, demoras y complicaciones.
Un cliente puede llegar a la primera reunión convencido de que necesita hacerse monotributista o constituir una sociedad, pero no existe una respuesta que sirva para todos. La actividad, los costos, la jurisdicción y la forma en que organizará su actividad pueden cambiar por completo la decisión. Preguntar antes de inscribir permite comparar alternativas, anticipar contingencias y darle al proyecto una estructura adecuada desde el inicio. En esta nota, la Dra. Miriam Roldán repasa qué conviene relevar en esa primera entrevista y por qué escuchar también es parte del asesoramiento profesional.
ARTÍCULO PUBLICADO EL 2026-10-23
Edición N. 153 - Septiembre / Octubre 2026
NOTAS DE AUTOR
Casi todos recordamos a nuestro primer cliente. “Hola, quiero empezar mi empresa”. Detrás de esa frase había muchas preguntas que todavía no sabía formular: ¿cómo me inscribo?, ¿solo o con alguien?, ¿cuánto voy a pagar? La primera entrevista es el momento en que el profesional convierte ese entusiasmo en un proyecto ordenado y un trámite en asesoramiento: la figura jurídica que se elija y el régimen en el que se inscriba el cliente van a definir su carga tributaria, sus obligaciones y su nivel de riesgo durante años.
Por eso, la primera reunión no es un formulario que se completa. Es una conversación guiada, con preguntas precisas, en la que el contador escucha, ordena la información y explica las alternativas. De esa conversación depende también algo que no figura en ninguna norma, pero sostiene todo el vínculo: la confianza.
Primero, escuchar
Antes de hablar de impuestos conviene dejar que el cliente cuente su proyecto con sus palabras: qué quiere hacer, cómo lo imagina, qué lo preocupa. Esa primera exposición revela datos que después no aparecen en un cuestionario: si ya empezó a facturar, si tiene un socio “de palabra”, si piensa vender por redes o si recibió un consejo equivocado de un conocido.
Escuchar no es solo cortesía. Es la forma de detectar lo que el cliente da por sentado pero que para nosotros es decisivo.
Muchas veces el cliente llega con una respuesta ya elegida: “quiero facturar y un amigo me dijo que me haga monotributista”. El consejo puede haber sido bueno para el amigo, con otra actividad, otros clientes y otros costos. Nuestro trabajo es mostrar que cada caso es distinto y que lo que se decide en esa primera reunión tiene consecuencias durante años.
Las preguntas clave
Cada respuesta es una variable de la decisión. Agruparlas por temas ayuda a no olvidar ninguna:
- Actividad y mercado: ¿cuál será la actividad? ¿vende bienes o presta servicios? ¿a qué mercado apunta?
- Volumen: ¿cuánto estima facturar en el año? ¿cuáles serán sus principales costos y gastos?
- Clientes. ¿vende a consumidores finales o a empresas que van a exigir factura A? ¿cobrará por transferencia, tarjeta, billeteras virtuales?
- Estructura: ¿trabajará solo, con socios o con colaboradores independientes? ¿necesitará contratar personal?
- Lugar: ¿dónde desarrollará la actividad? ¿Local propio o alquilado? ¿qué superficie tendrá? ¿operará en una sola jurisdicción o en varias?
- Comercio exterior: ¿será importador o exportador de bienes o de servicios?
- Antecedentes: ¿tiene o tuvo CUIT activa, deudas fiscales, planes de pago, declaraciones pendientes? ¿presenta Bienes Personales?
- Objetivos: ¿qué espera del proyecto en el mediano plazo? ¿piensa sumar socios, inversores o vender el negocio?
Dos proyectos con ingresos similares pueden requerir decisiones muy distintas. La actividad, los costos, los clientes y la jurisdicción son variables que conviene poner sobre la mesa antes de elegir cómo empezar. De las respuestas a la decisión
Con esa información el profesional puede analizar las alternativas junto al cliente: persona humana o sociedad y, dentro de cada opción, el régimen que corresponda. El monotributo está reservado a personas humanas y sucesiones indivisas (Ley 24.977, Anexo, art. 2), de modo que la elección de la figura condiciona el régimen. Si el cliente piensa trabajar con otros, también hay que definir si serán socios, empleados o colaboradores independientes en los términos del art. 97 de la Ley 27.742.
El mensaje central para el cliente es que no hay una respuesta universal. Dos personas con el mismo ingreso pueden tener una carga tributaria muy diferente según la actividad, sus costos, el tipo de cliente y la jurisdicción. Un ejemplo: en la venta de bienes, bajo el Régimen Simplificado para pequeños contribuyentes, el IVA de las compras se convierte en un mayor costo, y ese factor por sí solo puede hacer que el Régimen General resulte más conveniente. Mostrar al cliente una comparación con sus propios números vale más que cualquier explicación teórica.
Las decisiones que el cliente no sabe que tiene que tomar
Detrás del deseo “quiero empezar mi empresa” hay una serie de definiciones técnicas que conviene recorrer una por una con el cliente:
Lo que el desconocimiento pone en riesgo
Hay temas que el cliente no conoce y que, si nadie se los explica, lo exponen a costos y contingencias evitables:
- Pagos sin bancarizar. Los pagos superiores a $ 1.000 que no se realicen mediante depósitos o transferencias bancarias, cheques, tarjetas u otros medios habilitados “no surtirán efectos entre partes ni frente a terceros” (Ley 25.345, art. 1) y “tampoco serán computables como deducciones, créditos fiscales y demás efectos tributarios […] aun cuando éstos acreditaren la veracidad de las operaciones” (art. 2);
- No actuar como agente cuando corresponde. Quien debe retener o percibir y no lo hace responde con sus bienes propios y en forma solidaria por el impuesto no retenido (Ley 11.683, art. 8, inc. c), además de quedar sujeto a las multas que prevé esa ley. Y si retiene y no deposita en término, la conducta puede encuadrar en el Régimen Penal Tributario;
- Alícuotas de recaudación más altas. Operar sin una cuenta bancaria propia, no presentar declaraciones o no darse de alta en Ingresos Brutos puede ubicar al contribuyente en los padrones con alícuotas mayores, porque estas se asignan según el riesgo y la conducta fiscal.
- Factura A con restricciones. Sin cumplir los requisitos de la RG 5762/2025, el contribuyente podría quedar habilitado únicamente para emitir factura A sujeta a retención, lo que afectaría su liquidez.
- Colaboradores mal encuadrados. Si la relación con colaboradores independientes encubre un vínculo de dependencia, “la relación quedará regida por esta ley” (LCT, art. 14), con la deuda laboral y previsional que eso implica.
Bancarizar desde el inicio, cumplir en término y definir bien las obligaciones como agente no son formalidades: protegen al cliente y a su proyecto.
Para asesorar bien, no alcanza con conocer la norma: también es necesario que el cliente se sienta en confianza para compartir toda la información relevante. Errores frecuentes en la primera reunión
La experiencia muestra algunos errores que se repiten y que una buena entrevista permite evitar:
- Inscribir sin analizar. Responder al “quiero empezar mi empresa” con un alta inmediata, sin evaluar alternativas. Corregir una mala elección después suele ser más costoso que analizarla al principio;
- Mirar solo el impuesto nacional. Ingresos Brutos, la tasa municipal, los regímenes de recaudación bancaria y el costo de mantener una sociedad también integran la carga total.
- Olvidar el crecimiento. Una estructura pensada solo para el primer año puede quedar chica rápidamente. Conviene anticipar qué pasará si la facturación se duplica o si se suman socios;
- Confundir informalidad con independencia. Tener colaboradores o empleados sin encuadrarlos correctamente genera contingencias que el cliente no suele advertir.
A su vez, la primera entrevista es el momento de armar el legajo. En determinadas actividades específicas y cuando actúa como auditor, el Contador Público es Sujeto Obligado ante la Unidad de Información Financiera (Res. UIF 42/2024) y debe aplicar políticas de debida diligencia: identificar al cliente, a su beneficiario final y verificar su condición de persona expuesta políticamente. Aun cuando esa obligación no resulte aplicable, pedir la documentación y entender el origen de los fondos es una buena práctica que protege al profesional.
En esa misma instancia conviene formalizar el alcance del trabajo con una carta de encargo y una propuesta de honorarios por escrito: qué servicios se prestan, qué documentación debe aportar el cliente, en qué plazos y qué aspectos quedan fuera de su alcance.
Comunicación y confianza, la base del éxito
Las preguntas correctas no alcanzan si el cliente no entiende las respuestas. Algunas pautas que en la práctica marcan la diferencia:
- Lenguaje claro. Traducir “régimen de recaudación”, “convenio multilateral” o “recategorización” a consecuencias concretas: cuánto va a pagar, cuándo y qué pasa si no lo hace;
- Explicar el porqué. Un cliente que entiende por qué se eligió una figura o un régimen cumple mejor y consulta antes de cambiar algo;
- Expectativas realistas. Aclarar desde el inicio que las decisiones se revisan: el Monotributo se recategoriza, la facturación crece y la estructura que sirvió al comienzo puede dejar de ser la adecuada;
- Transparencia en los honorarios. Hablar de honorarios con la misma claridad que del resto evita malentendidos y fortalece el vínculo.
- Dejar todo por escrito. Un breve resumen de lo conversado y de los pasos acordados ordena el trabajo y deja constancia de lo recomendado;
- Reserva profesional. El cliente debe saber que la información que comparte está protegida por el secreto profesional. Esa certeza es la base para que diga todo lo que necesitamos saber.
La confianza no se declara: se construye con coherencia entre lo que se dice y lo que se hace, con respuestas a tiempo y la honestidad de decir “esto no me corresponde a mí” cuando el tema excede nuestra incumbencia.
Antes de cerrar la reunión
- Relevamos actividad, volumen, clientes, estructura, lugar y antecedentes;
- Explicamos las alternativas de figura jurídica y de régimen, con números;
- Pedimos la documentación para el legajo del cliente;
- Acordamos por escrito el alcance del encargo y los honorarios;
- Dejamos definidos los próximos pasos: claves, altas, facturación y vencimientos.
Un vínculo que empieza en la primera pregunta
La planificación fiscal no es un servicio adicional ni un lujo de empresas grandes: es analizar, en el marco de la normativa vigente, las alternativas que la ley prevé para el proyecto y anticipar sus consecuencias tributarias, para que el cliente decida con información. Cuando el contador participa desde el inicio, el cliente no solo evita contingencias: gana previsibilidad sobre cuánto va a pagar y puede calcular sus precios. Por eso no somos quienes “hacemos el trámite”; somos parte del proyecto desde la primera reunión.
La primera entrevista define mucho más que un alta. Determina cuánto va a pagar el cliente, qué riesgos va a asumir y, sobre todo, qué tipo de relación va a tener con su contador. Preguntar bien, escuchar con atención y explicar con claridad son herramientas técnicas tan importantes como conocer la norma. Esa es una labor que el cliente debe percibir, porque es una de las que más valor le aporta: el contador que pregunta bien en la primera reunión evita errores que después cuestan tiempo, dinero y tranquilidad.
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