Cobro de expensas, amenazas y oportunidades

Muy conocido es que las amenazas brindan oportunidades. Ello, si se las percibe como tales, no se resiste el cambio, se adaptan y aprenden nuevas capacidades.

Macroeconómicamente, la gestión de cobranza de expensas está experimentando un cambio radical, que en apariencia es silencioso e invisible, pero que no es tal por los asombrosos avances de la era digital, por la constante evolución de la legislación, por la innovación de los prestadores de servicios de cobranzas y por las nuevas necesidades de administradores y usuarios. Se debería entender que existe un nuevo mercado de cobranza de expensas, ya que de no hacerlo conlleva a la ineficiencia y tal vez fracaso de los responsables de gestionarla, es decir de los administradores; y a la insatisfacción de los propietarios por el servicio recibido. El nuevo mercado de cobranzas que se conforma por una masa crítica muy relevante dado por la magnitud del flujo recurrente de pagos, por la oferta renovada de medios de pago; y por la demanda de opciones de pago por parte de los usuarios que abonan sus expensas, en forma local o a distancia desde otra localidad.

Microeconómicamente, se presentan distintas dificultades para llevar adelante la labor de auditoría de la gestión de cobranzas y de control de los fondos de los consorcios. Entre las causas que las provocan se encuentran: la ausencia y/o insuficiencia del equipamiento informático, sistemas de liquidación de expensas y de gestión de las administraciones; el déficit de normas contables aplicables al sector, la falta de uniformidad y dispersión de criterios aplicados por los administradores, la obsolescencia de los sistemas de cobranza que utilizan y la precariedad de registros, sistemas y controles de las administraciones, la capacitación de recursos humanos de las mismas, todo lo cual dificulta la aplicación de procedimientos de control interno y auditoría externa.

El nuevo mercado de cobro de expensas requiere como meta organizar la información de la deuda a cobrar, convertirla en universalmente accesible con un marco confiable y seguro.

Ya forman parte del pasado, utilizar artilugios como poner centavos en los listados para identificar depósitos, el envío de cheques por correo postal, la cobranza en efectivo en mostrador de la administración, la cobranza a través del encargado del edificio, la visita del administrador en fecha y hora establecida para cobrar en el edificio, el uso del fax, teléfono o mail para comunicar pagos e identificarlos, los procesos manuales de identificación e imputación de pagos y la dificultad de conciliarlos.

Presente y futuro ya se instaló a través de la nueva tecnología y sistemas, tales como cobranzas a través de redes electrónicas, mediante canales de pago de distintos bancos y agentes de cobro extra bancarios, telefonía celular y otros. Ahí debería estar presente el profesional de ciencias económicas para asistir a los administradores con todos sus conocimientos en el proceso de adaptación a las nuevas modalidades de mercado, plataformas de cobranzas que integrarán a la administración de consorcios con la nueva tecnología, sistemas y servicios.

La estrategia es neutralizar amenazas y aprovechar oportunidades, conforme se describe en el siguiente esquema: