Costos, materia pendiente en la gestión municipal

La eficacia mide el grado de cumplimiento de los objetivos previstos independientemente de los medios utilizados, confrontando producción real versus producción presupuestada (objetivos – resultados). La eficiencia refiere al logro de los objetivos con la mejor combinación posible en el uso de los recursos (medios – resultados). El principio de economía se alcanza cuando se adquieren los recursos necesarios en cantidad y calidad al precio más bajo y en el tiempo requerido (objetivos – medios)¹. Manteniendo un cierto equilibrio de estos tres conceptos, podremos evaluar los resultados de una gestión municipal con un enfoque moderno, superador (a nuestro entender) del denominado enfoque tradicional que pone énfasis únicamente en cuestiones jurídicas formales y en el control de la legalidad.

En términos generales, un proceso productivo es un sistema de acciones desarrollados para incrementar la capacidad de determinados elementos para satisfacer necesidades, a traves de la generación de bienes o servicios. La información de costos es, en definitiva, una expresión de la función de producción de un ente, y esto no escapa a la realidad del Ente Municipal.

En forma general, el proceso productivo que se presenta en los municipios tiene características particulares:

a) Mayoría de Costos Fijos y pocos Costos Variables.

b) Uso intensivo de los Recursos Humanos.

c) En muchos casos, los servicios tienen la característica de ser de prestación forzosa u obligada.

Si los servicios públicos o bienes son el elemento a costear, en líneas generales deberíamos:

1. Identificar esos Servicios Públicos o Bienes producidos.

2. Identificar las actividades o acciones que componen los distintos Procesos de Producción.

3. Identificar los Recursos o Factores que se consumen en cada una de las actividades reconocidas.

1. Para el Control Presupuestario: estaría sujeto a la aplicación de las normas y legislación vigente. La expresión de los costos sería exclusivamente monetaria y referida a información real o histórica. Su fin sería el control contable presupuestario y la determinación de excesos o déficit y el sistema de información de donde se obtendrían los datos es el sistema contable tradicional.

2. Para la Toma de Decisiones: no está sujeto a normas o reglas. Considera los componentes tanto físicos como monetarios del costo. Implica un análisis del proceso productivo. Considera las variaciones en el nivel de actividad. Permite comparar los costos normales con los costos reales, y de esta forma determinar y analizar los desvíos. El sistema de información no es solo el contable, sino que requiere adicionalmente de un sistema que permita obtener las variables mencionadas en forma integrada o paralela.

Conclusión

La Administración Pública debe solucionar los problemas públicos, pero no a cualquier costo. Los recursos públicos deben administrarse intentando siempre conseguir los objetivos planificados al menor costo posible, observando los principios de economía, eficiencia y eficacia, fundamentales en una moderna gestión. Para esto creemos que es conveniente y necesaria la utilización de Informes de Gestión que incluyan información de costos, como herramienta básica de apoyo a la toma de decisiones.

Nuestra experiencia nos ha demostrado que en muchos casos resulta imposible para los que tienen a cargo la toma de decisiones, atender los requerimientos diarios de los sectores contable-financieros, los requerimientos de los organismos de control y dedicarle tiempo a la generación y análisis de información de Costos para la Gestión. Esto, y la complejidad que tienen los procesos productivos en el Estado, son probablemente las principales causas por las cuales los costos son aún una materia pendiente en la gestión municipal.

La forma de modificar esta realidad es que cualquier equipo político y directivo de una Administración Pública se convenza de la necesidad de contar con este tipo de información y asuma definitivamente lo que denominamos como la CULTURA DEL COSTO.

Para realizar esta transformación cultural es necesario romper con viejos esquemas de pensamiento. El desafío consiste en renovar y modernizar nuestro modelo mental, ajustándolo a las exigencias y necesidades de una nueva sociedad en la que los municipios han adquirido un protagonismo que excede a sus tradicionales funciones.