La Administración Pública debe solucionar los problemas públicos, pero no a cualquier costo. Los recursos públicos deben administrarse intentando siempre conseguir los objetivos planificados al menor costo posible, observando los principios de economía, eficiencia y eficacia, fundamentales en una moderna gestión. Para esto creemos que es conveniente y necesaria la utilización de Informes de Gestión que incluyan información de costos, como herramienta básica de apoyo a la toma de decisiones.

Nuestra experiencia nos ha demostrado que en muchos casos resulta imposible para los que tienen a cargo la toma de decisiones, atender los requerimientos diarios de los sectores contable-financieros, los requerimientos de los organismos de control y dedicarle tiempo a la generación y análisis de información de Costos para la Gestión. Esto, y la complejidad que tienen los procesos productivos en el Estado, son probablemente las principales causas por las cuales los costos son aún una materia pendiente en la gestión municipal.

Edición Nro. 108 - Marzo 2019

NOTAS DE AUTOR




Dr. Claudio A. Biset (A)
Contador Público



Dr. Diego O. Di Renzo (B)
Contador Público



La disciplina de los costos es sin duda una herramienta de gran importancia para la gestión de las empresas en el contexto actual. Sin embargo, cuando nos adentramos en la realidad del Estado, vemos que su uso es prácticamente inexistente. Muchos hablan de la necesidad de los costos en la gestión pública, pero muy pocos son los que los utilizan.

Los Municipios no son ajenos a esta realidad. A continuación nos proponemos reflexionar sobre la necesidad e importancia del uso de los costos en la toma de decisiones y la evaluación de la eficiencia de la gestión municipal.

 

¿Para qué hacemos costos?

Los gobiernos municipales prestan cada vez más servicios, tienen más responsabilidades, deben tomar más decisiones con una disponibilidad de recursos limitada. Tienen una necesidad imperiosa de gestionar de la mejor manera posible esos recursos. En consecuencia, los responsables de la gestión deben tener disponible información de valor que les permita tomar decisiones eficientes, y después poder evaluarlas.

Entendemos que los costos constituyen una parte fundamental de esa información. Para poder evaluar y medir la eficiencia del uso de los recursos públicos, se hace necesario conocer en profundidad el proceso productivo que permite obtener bienes y servicios en la hacienda pública, y de manera fundamental, el costo de éstos.

 

El proceso productivo en los municipios

El Municipio es una organización que contiene distintos procesos de producción de servicios públicos.

Podríamos pensar que si el desarrollo de los procesos de producción de los servicios municipales se realiza en el marco de los conceptos de economía, eficacia y eficiencia, el resultado debiera ser la predisposición (de quienes reciben esos servicios) para el pago de las tasas, mejorando así la cobrabilidad, y su traducción en la aprobación de la gestión que lo lleva adelante.

La eficacia mide el grado de cumplimiento de los objetivos previstos independientemente de los medios utilizados, confrontando producción real versus producción presupuestada (objetivos – resultados). La eficiencia refiere al logro de los objetivos con la mejor combinación posible en el uso de los recursos (medios – resultados). El principio de economía se alcanza cuando se adquieren los recursos necesarios en cantidad y calidad al precio más bajo y en el tiempo requerido (objetivos – medios)1. Manteniendo un cierto equilibrio de estos tres conceptos, podremos evaluar los resultados de una gestión municipal con un enfoque moderno, superador (a nuestro entender) del denominado enfoque tradicional que pone énfasis únicamente en cuestiones jurídicas formales y en el control de la legalidad.

En términos generales, un proceso productivo es un sistema de acciones desarrollados para incrementar la capacidad de determinados elementos para satisfacer necesidades, a traves de la generación de bienes o servicios. La información de costos es, en definitiva, una expresión de la función de producción de un ente, y esto no escapa a la realidad del Ente Municipal.

El proceso productivo está compuesto por tres elementos: factores, acciones y resultados u objetivos. Dentro de los factores podremos encontrar bienes de consumo, servicios, bienes de capital, recursos humanos, recursos financieros, entre otros. Son fundamentales para determinar el alcance del principio de economía, y para ello, el conocimiento desagregado de los costos.

Las acciones nos permitirán conocer la relación insumo-producto. Su evaluación nos indicará si hay o no eficiencia. Será imprescindible tener un conocimiento detallado de los procesos operativos del municipio, siendo el mapeo del proceso productivo una herramienta válida para su representación. Los objetivos o resultados productivos se materializan a través de la prestación de los distintos servicios, o la elaboración de bienes.

Según el cumplimiento o no de los objetivos planificados, el municipio será eficaz o no. Para ello es necesario establecer en forma clara y precisa objetivos, siendo el presupuesto por programa una técnica que nos facilita esta cuestión.

El desafío consiste en renovar y modernizar nuestro modelo mental, ajustándolo a las exigencias y necesidades de una nueva sociedad en la que los municipios han adquirido un protagonismo que excede a sus tradicionales funciones.

En forma general, el proceso productivo que se presenta en los municipios tiene características particulares:

a) Mayoría de Costos Fijos y pocos Costos Variables.

b) Uso intensivo de los Recursos Humanos.

c) En muchos casos, los servicios tienen la característica de ser de prestación forzosa u obligada.

Si los servicios públicos o bienes son el elemento a costear, en líneas generales deberíamos:

1. Identificar esos Servicios Públicos o Bienes producidos.

2. Identificar las actividades o acciones que componen los distintos Procesos de Producción.

3. Identificar los Recursos o Factores que se consumen en cada una de las actividades reconocidas.

Es de suma importancia contar con información de costos sobre los servicios municipales. La pregunta es ¿por qué entonces es tan difícil encontrar municipios que generen información de costos? Creemos que es por la errónea concepción del uso de la información de costos. Se parte de la idea que la información de costos se utiliza para medir el beneficio económico y valuar los Bienes de Cambio activables. Con esta percepción, en la gestión municipal no habría lugar para el concepto de costos.

En cambio, nosotros entendemos que el uso de los costos en la hacienda municipal sin duda alguna tiene cabida, y podemos resumirlo en dos posibilidades:

Es de suma importancia contar con información de costos sobre los servicios municipales.

1. Para el Control Presupuestario: estaría sujeto a la aplicación de las normas y legislación vigente. La expresión de los costos sería exclusivamente monetaria y referida a información real o histórica. Su fin sería el control contable presupuestario y la determinación de excesos o déficit y el sistema de información de donde se obtendrían los datos es el sistema contable tradicional.

2. Para la Toma de Decisiones: no está sujeto a normas o reglas. Considera los componentes tanto físicos como monetarios del costo. Implica un análisis del proceso productivo. Considera las variaciones en el nivel de actividad. Permite comparar los costos normales con los costos reales, y de esta forma determinar y analizar los desvíos. El sistema de información no es solo el contable, sino que requiere adicionalmente de un sistema que permita obtener las variables mencionadas en forma integrada o paralela.

El Sistema utilizado en los municipios de la Provincia de Buenos Aires (RAFAM)2, está pensado y diseñado para generar información contable, formal y uniforme. En el planteo descripto, el diseño actual encuadraría con el objetivo del uso de los costos para el control presupuestario, siendo insuficiente para la toma de decisiones y evaluación de la eficiencia de la gestión en los términos planteados. Para solucionar esto hay al menos dos posibilidades: que la Provincia diseñe un módulo de costos dentro del RAFAM que incorpore datos físicos y monetarios, o desarrollar Sistemas de Procesamientos Paralelos por parte de los municipios.

La Administración Pública debe solucionar los problemas públicos, pero no a cualquier costo.

Conclusión

La Administración Pública debe solucionar los problemas públicos, pero no a cualquier costo. Los recursos públicos deben administrarse intentando siempre conseguir los objetivos planificados al menor costo posible, observando los principios de economía, eficiencia y eficacia, fundamentales en una moderna gestión. Para esto creemos que es conveniente y necesaria la utilización de Informes de Gestión que incluyan información de costos, como herramienta básica de apoyo a la toma de decisiones.

Nuestra experiencia nos ha demostrado que en muchos casos resulta imposible para los que tienen a cargo la toma de decisiones, atender los requerimientos diarios de los sectores contable-financieros, los requerimientos de los organismos de control y dedicarle tiempo a la generación y análisis de información de Costos para la Gestión. Esto, y la complejidad que tienen los procesos productivos en el Estado, son probablemente las principales causas por las cuales los costos son aún una materia pendiente en la gestión municipal.

La forma de modificar esta realidad es que cualquier equipo político y directivo de una Administración Pública se convenza de la necesidad de contar con este tipo de información y asuma definitivamente lo que denominamos como la CULTURA DEL COSTO.

Para realizar esta transformación cultural es necesario romper con viejos esquemas de pensamiento. El desafío consiste en renovar y modernizar nuestro modelo mental, ajustándolo a las exigencias y necesidades de una nueva sociedad en la que los municipios han adquirido un protagonismo que excede a sus tradicionales funciones.

BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS

(A)Subsecretario de Economía y Administración de la Municipalidad de Tandil. Profesor Adjunto de la Cátedra de Costos de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional del Centro de la Provincia de Buenos Aires. Consultor en la Especialidad de Costos y Gestión.
Correo electrónico: claudiobiset@gmail.com
(B)Profesor y Sub Secretario Económico Financiero de la Universidad Nacional de Luján. Ex Secretario de Hacienda de la Municipalidad de Chivilcoy. Consultor en la Especialidad de Costos y Gestión.
Correo electrónico: direnzodiego@hotmail.com
(1) Rodríguez, Roberto Mario. “Los costos en el sector público”. Editorial Errepar. 2006.
(2) Reforma de la Administración Financiera en el Ámbito Municipal - https://www.rafam.ec.gba.gov.ar/


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