Realidad Profesional | Revista del Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires y su Caja de Seguridad Social
¿Qué planilla Excel necesita?
Una Licenciada en Economía creó un sitio web para compartir de manera gratuita recursos muy utilizados por los profesionales en Ciencias Económicas.
Todos alguna vez usamos Excel. Esa es la razón por la que cuando nos preguntan si conocermos el programa, respondemos sin dudarlo. Pero si no somos capaces de crear una tabla dinámica o grabar una macro, estaremos utilizando el 1% de lo que Excel puede hacer.
Los profesionales en ciencias económicas están muy por encima de ese porcentaje porque saben de las ventajas que el software de cálculo les ofrece en su tarea cotidiana, simplificando la realización de operaciones con una gran cantidad de datos -hasta cientos de miles-. Incluso se estima que quienes trabajan en administración o finanzas, pasan unas 2,5 horas al día frente al Excel.
La Licenciada en Economía Cecilia Bénetrix, cofundadora de planillaexcel.com Siendo indiscutiblemente la aplicación más utilizada en los departamentos de contabilidad de las empresas, mucho es el tiempo que los profesionales dedican a la constitución de las planillas, la configuración de las fórmulas y la personalización de las funciones.
La Licenciada en Economía Cecilia Bénetrix así lo advirtió en su paso por empresas multinacionales y decidió asociarse con un Ingeniero en Sistemas para brindar una solución al respecto. De esa fusión surgió el sitio web planillasexcel.com que desde 2013 ofrece plantillas para su descarga gratuita.
“Detectamos una necesidad de conocimiento en el software y pensamos una forma de acercar recursos gratuitos. Se nos ocurrió hacer plantillas y a medida que pasaban los días, la gente los descargaba y pedía más desarrollos”, relata la Licenciada en Economía acerca de los inicios del proyecto.
Desde plantillas para controlar gastos, pasando por una tabla para seguir la asistencia de alumnos, hasta una tabla para registrar el mantenimiento del auto, el sitio desarrolló un mundo de recursos que encontró a un público ávido por optimizar procesos.
“Los tres primeros años los dedicamos a hacer el sitio. Primero nos hicimos de un nombre y recién en 2016 empezamos a ofrecer los cursos”, comenta la Lic. Bénetrix y agrega: “Las plantillas y los tutoriales son gratuitos y nosotros monetizamos a través de la venta de cursos”.
Para una mejor atención de las consultas el sitio cuenta con un servicio de chatbot y una asistente virtual que despeja las dudas respecto a las plantillas y los cursos que brindan. Como era de esperar para un sitio web con dominio internacional (.com), las consultas llegan desde decenas de países de habla hispana.
“Los asistentes a los cursos son personas que quieren capacitarse para su trabajo, personas que necesitan engrosar su currículum para aplicar y por otro lado tenemos empresas que quieren capacitar a sus empleados”, explica la cofundadora del sitio que capacita a personas y empresas de Argentina, Latinoamérica y España.
1- Libro diario y libro mayor. La planilla de Excel para Libro Diario y Libro mayor contable, permite llevar los asientos diarios de su empresa y generar automáticamente el libro mayor. No necesita complejos softwares para esta tarea.
2- Control de gastos. Se registran los gastos mes a mes por categoría y subcategoría asociada. Cada mes arroja el gasto total, el gasto máximo y el mínimo. Posee una hoja reporte donde estarán los valores de cada categoría y subcategoría por mes. Obtiene totales y porcentaje de gasto con apertura por categoría a nivel anual.
3- Control de inventario. Tiene una tab para cada método de control de stock Promedio Ponderado (PP), Primero Entrado- Primero Salido (PEPS), Último Entrado-Primero Salido (UEPS) y una tab comparativa de los resultados.
Trabajar con Excel
“Empezamos proponiendo plantillas por iniciativa propia a partir de nuestra experiencia laboral y luego respondimos a la demanda que la gente nos manifestaba”, detalla la Lic. Bénetrix quien aprendió a usar el programa en su paso por la multinacional Accenture donde trabajó durante unos años.
“Pensé que sabía del software hasta que vi las cosas complejas que se podían hacer”, recuerda y concluye: “Me encantó el programa y ese conocimiento lo llevé a otras empresas donde profundicé los conocimientos y a través de algunas plantillas logré automatizar algunas tareas”.
Entre sus plantillas favoritas se encuentra una que ordena los vencimientos en función de las fechas. “Uno ingresa las facturas en una tabla y en función de fórmulas complejas se ordena automáticamente cuál debería abonarse primero en virtud de la fecha de vencimiento que se aproxima”, describe la Lic. Cecilia Bénetrix quien admite no tener calculadora en el escritorio y usar Excel todo el tiempo: “Es mi programa favorito”, confiesa.
Con el paso del tiempo Excel fue incrementado el número de funciones hasta que hoy en día, existen más de 500 a nuestra disposición. No piense en conocerlas todas pero la Universidad de Harvard identificó a las 10 que “todos deberíamos aprender”. VER
Cuánto sabemos
“La gente piensa que sabe un poco de Excel pero a medida que ve las plantillas y los tutoriales, observa que el potencial es mucho mayor”, reflexiona la Lic. Bénetrix.
A cualquiera que se haya presentado a una entrevista de trabajo en un puesto relacionado con administración, contabilidad y finanzas, es altamente probable que le suene la siguiente pregunta: ¿Cuál es su nivel de Excel? Sepa qué responder.
• Muy alto. Es capaz de trabajar con tablas dinámicas, construir informes y modelos financieros avanzados.
• Nivel medio. Puede desenvolverse con las funcionalidades más importantes de Excel.
• Nivel bajo. Conoce las funciones básicas y trabaja más por asociación que por aptitud.
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5 razones para aprender
1. Posee un elevado peso específico en un Currículum. Es una competencia profesional muy solicitada en el mundo laboral.
2. Es un programa líder en su campo. Incluso otros programas exportan su contenido para que sea leído por Excel.
3. Herramienta de análisis de información. Puede almacenar más de 1.000.000 de registros y brindar resultados instantáneos.
4. Mejora la productividad y reduce la posibilidad de error. Velocidad y precisión se amigan en Excel. Puede configurar avisos y disminuir riesgos ante diferencias, inconsistencias o datos dudosos.
5. Fórmulas y funciones para todo. Dispone de una librería de funciones para las tareas más intrincadas y lo que no trae predeterminado puede crearse utilizando fórmulas propias.
