Que lo importante no tape lo urgente

Fijando objetivos

Lo anterior es un relato teórico que no tiene en cuenta algunas de las cuestiones más difíciles de organizarse: lograr una relación lógica y fructífera entre todos los elementos que componen la organización, y lograr una toma de decisiones efectiva que permita afrontar el entorno.

El primer paso para poder “navegar” es la coherencia en la fijación de objetivos y lograr que las personas que nos acompañan, si somos el o la capitana, comprendan el rumbo.

Para mí tener una metodología a mano siempre ayuda en estas circunstancias y me encontré con una estudiando llamada “SMART”, que identifica las características a tener en cuenta cuando planteamos objetivos: deben ser específicos (specific) en su construcción, medibles (measurable) para poder evaluar si los alcanzamos, realizables (attainable) en contraposición a un “deseo que no puede lograrse”, relevantes (relevant) para la organización y enmarcados en el tiempo (time bound) para marcar un horizonte.

Stephen Covey describe en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” (posteriormente editó sus 8 hábitos), que todas las actividades que se realizan en las organizaciones pueden clasificarse en función de su nivel de importancia y su urgencia.

La importancia de una actividad se establece de acuerdo a cómo contribuye con la misión, visión, valores y objetivos de una organización; y la urgencia en relación a la atención o resolución que requiere.

Combinando ambas variables, Covey desarrolló la “matriz de administración del tiempo”:

• El cuadrante I es el cuadrante de crisis (importante/urgente). El único foco en este sector es resolver los problemas en forma apremiante, que pueden pasar automáticamente a otra crisis que necesita atención. Permanecer en este cuadrante es una invitación al estrés, a “quemarse”.

• El cuadrante II es el cuadrante de las oportunidades (importante/no urgente). El invertir el tiempo en las actividades de planificación, prevención y desarrollo de relaciones interpersonales permite disminuir el tiempo destinado a las crisis en el cuadrante I. Manteniendo el foco en este cuadrante, la atención sólo estará en las crisis cuando surjan, y no en forma repetitiva o cíclica.

• Los cuadrantes III y IV son áreas de alta ineficiencia (no importante/urgente y no urgente). Estas tareas implican un desperdicio del tiempo, en realidad son tareas urgentes para otras personas que no van con el propósito del cargo y/o área, o porque producen una distracción haciendo algo que no aporta nada a la organización. El cuadrante III no tiene mucho valor excepto para otras personas y el cuadrante IV es totalmente inútil para todos.

No perder el rumbo

Cerrando este pequeño escrito, para mejorar la eficiencia en el desempeño de una organización es importante la planificación.

Y para poder planificar, es necesario establecer claramente las principales metas y objetivos. Entendiéndose por metas a los resultados que se desean alcanzar en un corto plazo y a los objetivos en un mediano / largo plazo.

Lógicamente a partir de esos objetivos y metas, clasificar las tareas en base a su urgencia e importancia, teniendo en cuenta los tiempos de realización y enfocando en el cuadrante II para no generar crisis a futuro.

Sin dejar de lado el seguimiento a través de herramientas de planificación y control que pueden ser tan sencillas como una agenda en la cual se marquen tareas y un detalle de los pendientes priorizados, o más sofisticadas como diagramas de programación, estilo Gantt.

Nadie nos dice que el éxito se encuentre inexorablemente ligado a pensar la administración del tiempo desde esta perspectiva, pero lo que les aseguro es que la reflexión ya es un paso adelante hacia ese destino.