Realidad Profesional | Revista del Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires y su Caja de Seguridad Social
Gestión gubernamental: Experiencias en sistematización de procesos
De la mano del registro digital de la información, los autores sostienen que pueden tomarse mejores decisiones.
Los autores detallan iniciativas puestas en marcha en una serie de sectores de la administración pública municipal. Sostienen que es el momento de instrumentar procesos de modernización en los gobiernos locales, convencidos de que hoy en día las herramientas informáticas y las redes no son una barrera para llevarlo adelante.
Afirman que las ventajas radican en integrar toda la información a través de procesos digitales, contando así con tableros de comando en la palma de la mano con datos en tiempo real para la toma de decisiones de las autoridades.
ARTÍCULO PUBLICADO EL 2020-04-30
Edición N. 114 - Marzo / Abril 2020
NOTAS DE AUTOR
Juan Ignacio Pérez Bogado
Lic. en Administración
Hernán Tripodi
Contador Público
Los autores cuentan con más de 15 años de experiencia como consultores especializados en administración y procesos dentro del sector Público. Fueron expositores en el XXXIV Encuentro Anual de Profesionales en Ciencias Económicas del Ámbito Municipal.
informes@inergram.com.ar
Desde nuestra experiencia en consultoría y asistencia técnica en gobiernos locales, desde hace más de 15 años hemos relevado innumerables problemáticas, donde la solución consiste simplemente en utilizar de forma eficiente los datos y la información que éstos generan.
La problemática radica en que la mayoría de los datos que se utilizan para la toma de decisiones no se registran digitalmente, siendo que se registran a través de procesos manuales no vinculados, y como consecuencia genera información poco relevante, imprecisa e inoportuna para la toma de decisiones, impactando negativamente en la asignación de los recursos públicos.
Entendemos entonces que el desafío para los Gobiernos Locales es que sean innovadores en la instrumentación de plataformas web de gestión, apuntando a la administración total de los datos que generan información en cada uno de sus procesos. Para ello, la tarea principal estará centrada en la gestión de sistemas y redes, trabajando fuertemente en la trazabilidad de los datos, la despapelización y firma digital, la gestión digital de la información, la integración de los sistemas, y por último en la utilización del big data.
Nosotros puntualmente hemos trabajado en áreas y procesos que impactan significativamente sobre los recursos económicos, incrementando así de forma genuina sus ingresos, como así también trabajamos en procesos para el uso eficiente de los recursos, obteniendo reducciones en los costos de los insumos. A continuación describiremos brevemente algunas de las áreas donde instrumentamos sistematizaciones y asistencias técnicas.
Auditoría y Recupero Hospitalario: con la instrumentación de un micro sistema trabajamos en el incremento de los recursos económicos a través de la facturación y cobranza a las obras sociales por las prestaciones brindadas a sus afiliados, como así también en la registración de todas las prestaciones y especialidades para que impacten positivamente en los indicadores del CUD.
Auditoría de Insumos Hospitalarios: con un tablero de comando el objetivo es lograr el presupuestario de los insumos médicos, para lo cual trabajamos en la confección de indicadores de tasas de uso de los insumos, y entre los profesionales médicos y nuestra asistencia técnica establecimos los patrones de uso de los recursos, los cuales pueden ser controlados con certeza a través de los niveles de stock, y así poder realizar compras a precios bajos y evitar el desabastecimiento de insumos.
Gestión de Emergencias: con la instrumentación de un micro sistema de gestión de emergencias, reducimos los tiempos de llegada de las ambulancias, mejorando los servicios de salud de los ciudadanos. Con esta micro plataforma web registramos todos los datos que genera una emergencia médica, llevando el control de la información y de los recursos en la palma de la mano y contando con indicadores de gestión que reportan en tiempo real los resultados del uso de las ambulancias, que ayudan a mejorar los indicadores de gestión cuando los móviles dependen del SAME, y así tener la posibilidad de contar con mayor asignación de recursos físicos y económicos.
Fiscalización y Gestión de Tributos: a través de un micro sistema de gestión de morosidad y fiscalización que vincula datos entre los sistemas de emisión de tasas y tesorería, realizamos una asistencia técnica para incrementar la recaudación a través de la cobranza de las tasas devengadas, como así también aumentar la recaudación con procesos de fiscalización sobre las actividades comerciales, de servicios o industriales. Esta plataforma nos permite trabajar con el total de contribuyentes en mora, y también fiscalizar la totalidad de las DDJJ de la tasa de Seguridad e Higiene realizando barridos informáticos con bases de datos externas, provistas por ejemplo por ARBA u otros municipios.
Tablero Contable Financiero: actualmente toda la información contable de la mayoría de los municipios de Buenos Aires está consolidada en RAFAM, la cual es posible reportarla en listados o planillas poco amigables, y es posible exportarla en archivos txt para reportarla a dependencias de la Provincia. Nuestro trabajo consistió en trabajar con dicha información para que se adapte a las necesidades financieras de los municipios, estableciendo controles de ejecución presupuestaria en cada secretaría, y también contar con un tablero de comando con indicadores de gestión económicos.
Control de Obras: en los municipios existen multiplicidad de obras en ejecución simultánea, las cuales son administradas a través de expedientes que concentran cientos de hojas con texto que indican su avance y ejecución, lo que hace prácticamente imposible tener una mirada global sobre ellas. A través de una micro plataforma web es posible registrar cada plan de obra, y tener información consolidada por tipo de obra, zonas, proveedores, etc., asignado de forma eficiente los recursos económicos para la ejecución de cada una de ellas.
Control de Combustible: para el funcionamiento de los vehículos municipales como los de los funcionarios anualmente se destinan sumas importantes, las que sin un control estricto pueden mal utilizadas, o pueden ser observadas por el Tribunal de Cuentas. Para ello, es necesario trabajar con plataformas web que permitan registrar la asignación de recursos y su correspondiente rendición, obteniendo mediciones en tiempo real de los consumos por Secretaría, geo referenciar los puntos de consumo de combustible y controlar las rendiciones de los usuarios, midiendo de forma fácil y eficiente el consumo de combustible.
Habilitaciones: ante la intervención de un gran número de sectores internos para llevar adelante el trámite de habilitación comercial o industrial, los municipios generalmente demoran en su otorgamiento, retrasando por ejemplo la cobranza de las tasas. Con la instrumentación de un micro sistema web que vincule al comerciante o industrial con el municipio, se pueden reducir significativamente los tiempos de respuesta, como así también trabajar en la matriz de actividades del municipio, administrando las alícuotas de tasa de seguridad de higiene según las distintas capacidades contributivas.
Gestión Patrimonial: todos los años se repite una tarea que implica resguardar el patrimonio municipal, para lo cual se asignan pocos recursos en un control de valuación millonaria, y que una vez terminado generalmente no coincide con la realidad. Con la registración de dichos datos en micro plataformas es posible simplificarlo y controlarlo de forma directa, determinando los bienes con que cuenta cada dependencia y como los utiliza, permitiendo ver la evolución anual de dichos recursos y establecer el presupuesto correcto para el año siguiente. Todo esto se complementa con la geo referenciación de los bienes de mayor valor, como así también el control del patrimonio obsoleto, que generalmente no tiene ningún destino.
Control de Proveedores: actualmente la interacción entre los proveedores y los municipios es muy fluida, desde la asignación de una orden de compra o una orden de pago, hasta la entrega de mercadería y control de remitos, donde estas relaciones entre procesos y proveedores quedan registradas en sistemas o planillas sin ningún tipo de vínculo. Para ello hemos trabajado en la integración de dicha información, para que el proveedor pueda contar con la información respecto a sus órdenes de compra o de pago, y también así cumpla con la registración digital de sus remitos para la validación de entrega de mercadería o servicios.
Recursos Humanos: para llegar a la liquidación de los sueldos se necesitan gran cantidad de datos que deben ser validados en el sector de Recursos Humanos, donde en su gran mayoría dichos datos se encuentran dispersos en cientos de planillas impresas y permisos informados por mail, lo cual hace que las validaciones tarden semanas en ser procesadas, y que en muchos casos se liquiden horas extras de más o de menos. Todos estos retrasos y errores se pueden resolver muy fácilmente a través de una micro plataforma web que integre la información del personal con los distintos métodos de registración de asistencias y los sistemas de liquidación de sueldos, generando reducción de costos laborales como así también conflictos con el personal por errores de liquidación.
¿Por qué llevar adelante el desafío ahora? Porque es el momento de instrumentar procesos de modernización en los gobiernos locales, ya que contamos con experiencia en la gestión pública y hoy en día las herramientas informáticas y las redes no son una barrera para llevarlo adelante, donde las ventajas radican en integrar toda la información a través de procesos digitales, contando así con tableros de comando en la palma de la mano con datos en tiempo real para la toma de decisiones de las autoridades.
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