Realidad Profesional | Revista del Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires y su Caja de Seguridad Social
Firma digital y beneficios de la despapelización
Dos colegas con experiencia en la administración pública municipal analizan las bondades de los nuevos sistemas de gestión.
Las autoras argumentan a favor de la despapelización en la administración pública y brindan detalles de sus beneficios entre los que enumeran la drástica reducción del tiempo, mayor confiabilidad y perdurabilidad de los documentos, mejora la Comunicación y facilita el seguimiento de los trámites, y finalmente redunda en una reducción de costos en insumos, impresoras y almacenamiento.
Además explican los alcances de la Ley 25.506 que otorga validez legal a los documentos digitales y explican cómo implementarla.
ARTÍCULO PUBLICADO EL 2020-04-08
Edición N. 114 - Marzo / Abril 2020
NOTAS DE AUTOR
Dra. Cecilia Natalia Gatta Castel
Contadora Pública Nacional
(Universidad de Morón)
Contadora Municipal del Municipio de Moreno
Dra. Mariela Analía Bien
Contadora Pública Nacional
(Universidad Nacional de Luján)
Subcontadora Municipal del Municipio de Moreno
Todo está basado en papel: el estado, la Normativa, sus sistemas administrativos.
El papel se ha transformado en un elemento costoso y en nuestro día a día nos genera dificultades en la registración, el traslado de la documentación, el almacenamiento; el papel, toner y mantenimiento de impresoras y fotocopiadoras y la preservación de medio ambiente. Esto nos lleva a pensar en “una forma diferente de hacer las cosas”.
Beneficios de la despapelización
Drástica reducción del tiempo
Tomemos como ejemplo, que se emiten 60.000 órdenes de pago promedio por año, las cuales son firmadas por el contador, luego se les genera un remito y son trasladadas físicamente a la Secretaría de Economía y Hacienda. Su secretaria confirma el remito, el Secretario la firma, luego se genera un remito y son trasladadas físicamente a Intendencia.
En los casos que corresponda, su secretaria confirma el remito, el Intendente la firma y luego se genera un remito y se traslada físicamente a Tesorería, quién confirma el remito y emite el cheque o genera la transferencia bancaria. Sabemos que esto puede llevar días, en cambio en un contexto de despapelización y firma digital, se reduce a minutos, porque el traslado de los legajos es electrónico y automático.
Mayor confiabilidad y perdurabilidad de los documentos
- Confiabilidad: La firma digital en los documentos garantiza la autenticación, inviolabilidad e integridad de la información.
- Perdurabilidad de los documentos: por su naturaleza, los documentos digitales no están expuestos a factores que puedan dañarlos o destruirlos, como por ejemplo humedad, incendio, roedores, etc.
Además los documentos digitales firmados son conservados en la base de datos y la misma está sujeta a protocolos de copias de seguridad y respaldo que garantizan el cumplimiento de lo dispuesto por la ley Orgánica de las Municipalidades de la Provincia de Buenos Aires en el artículo 283°, en cuanto a la conservación de los mismos por 10 años.
Mejora la Comunicación y facilita el seguimiento de los trámites
- La inmediatez de la disponibilidad de la información en línea mejora notablemente la comunicación entre los sectores.
- Se facilita el seguimiento de los trámites pudiéndose determinar su ubicación y estado fácilmente.
Finalmente, redunda en una reducción de costos en insumos, impresoras y almacenamiento
Nuevo paradigma: Documentos digitales y firma digital
La Ley 25.506 (Firma Digital) otorga validez legal a los documentos digitales, garantizando autoría e integridad.
La autoría se refiere a que la firma pertenece al titular, y por ende éste no podrá repudiar lo firmado.
La integridad se refiere a que el documento digital no ha sido modificado desde el momento de su firma.
¿Cuándo es válida la Firma Digital?
La firma será válida cundo haya sido creada durante el periodo de vigencia del certificado digital; contrastada con el certificado de registro de firma y cuando el certificado haya sido emitido por un certificador licenciado.
¿Cómo implementar la Firma Digital?
Verificación de la identidad de los firmantes
A través del sistema de Recursos Humanos, se registra la identidad de cada funcionario que firma documentos. El órgano rector de Recursos Humanos es quien garantiza el rol del funcionario y su vigencia en el cargo, por esta causa los funcionarios deben registrar, por única vez, sus tokens a través del sistema de Recursos Humanos.
Esto perfecciona la validez requerida para la firma de los documentos, ya que supongamos que una persona tiene un token con su certificado digital válido, esto solo no lo habilita a firmar digitalmente, ya que solo podrá hacerlo si se cumplen las siguientes condiciones: que sea un funcionario municipal, que este ejerciendo el rol que el documento espera y que el token esté registrado en Recursos Humanos.
Además esta información brinda el historial necesario para la nómina de autoridades del ejercicio.
¿Qué se debe tener en cuenta en un documento a firmar?
- El orden de las firmas
- La probable delegación de firmas
- La remisión automática de las firmas
La bandeja de tareas permite un monitoreo constante
El sistema brinda bandejas de tareas pendientes a las distintas áreas, permitiendo impulsar la tarea en el contexto de trámites digitales y también permite al responsable del área un monitoreo permanente de la carga de tareas de su oficina.
- Se selecciona el documento a firmar: Los documentos se generan desde el sistema de manera digital, y son remitidos a las bandejas de firma, donde podemos ver distintos documentos a firmar, podemos controlarlos analizando sus antecedentes digitales y luego seleccionarlo para firmar, como por ejemplo en este caso seleccionamos un registro de devengado.
- Se selecciona el Token y la clave digital: El sistema controla la validez del token y si el funcionario es quien está habilitado para realizar esa firma.
- Proceso finalizado: Después de ser firmados el sistema remite el documento automáticamente a la bandeja de firma del responsable de la siguiente firma o al sector responsable de la registración de la etapa siguiente.
Un trámite en 5 minutos.
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