Estrategias para los backups

Si están disgregados en algunos equipos y compartidos en la red en forma cruzada estamos subiendo el riesgo ante un ataque de un virus, por ejemplo. ¿Lo mejor? Todo en un equipo. Con las carpetas necesarias y no todo el disco completo.

Acá debemos entender que tener ordenado los datos baja el riesgo de la red ante un ataque de seguridad. El disco donde están los datos debería ser solo para datos para mejorar la performance de la red. Una vez que tengo ordenados y concentrados los datos podemos avanzar al paso siguiente.

2. Cómo resguardar

Nuestra mejor experiencia es agregar un disco interno solo para acumular los backups. Si hacemos bien los ajustes solo debería verlo un usuario configurado para hacer los backups y nadie más. Ante un ataque de seguridad estos backups no estarán expuestos a los riesgos de un virus.

También tenemos que tener en cuenta que, si utilizamos software que funciona con motor de base de datos -como Tango, Bejerman o Catedral-, debemos organizar el backup desde el software o desde el motor de base de datos. Backapear la carpeta nunca sirve en estos casos.

El Siap: lo mejor es backupear la carpeta completa. Software de seguro La Estrella, o el de sindicatos deben organizarse por separado. Las carpetas de datos a backapear nunca deben contener fotos ni MP3 ni archivos personales que puedan complicar por el tamaño el backup haciéndolo tan grande que será imposible sostenerlo en el tiempo.

Hay una estrategia que es definir una carpeta Histórico para backup definitivo, para achicar la ventana de tiempo de backup. Cuánto más analicemos el trabajo mejor será el resultado y la utilidad que obtendremos.

Sostenemos que una estrategia adecuada debería poder prever:

- Recuperar un archivo o carpeta de ayer que pudo ser borrada por error operativo.

- Recuperar lo mismo, pero de hace 20 días atrás

- Recuperar lo mismo, pero de hace 3 meses

- Recuperar lo mismo de hace 1 año y 3 meses

4. Cuándo resguardar

Si el estudio trabaja con un equipo server y con sistema operativo server, está opción es la mejor y el sistema operativo permite configurar versiones anteriores que es de capital importancia como primer esfuerzo de backup. Bien configurado permite el recupero rápido y fácil de archivos en el día a día.

Generalmente la ventana de backup se organiza para la noche porque los archivos deben estar cerrados para poder ser resguardados.

Importante: ¡nunca dejar abiertos archivos de trabajo! Es una mala costumbre y esos archivos están bloqueados por estar abiertos y no estarán incluidos en el backup del día.

Podemos dejar el equipo siempre encendido para poder entrar en cualquier momento pero siempre debería estar cerrado todo. Dejar abierto exploradores de internet como Chrome por ejemplo se van comiendo la memoria del equipo y lo ralentizan. Si dejamos abierto el Chrome con 10 pestañas estás están por atrás manteniendo actualizadas las páginas traficando datos inútilmente.

Hay opciones de configuración mixta que permiten lo mejor de dos mundos. Tener correo para 10 cuentas pero las 2 cuentas críticas sobre la plataforma paga y con espacio.

5. Qué contingencias cubro

Los discos como todo en el planeta tienen una vida útil. Lo mejor es que el servicio de mantenimiento vaya verificando cuando es el momento de cambiar de disco y no esperar hasta que deja de funcionar con los costos asociados de perdida de datos y tiempo de reinstalación de un equipo o un server.

El disco externo fuera del estudio (disco que va y viene, o que se guarda en una caja fuerte resistente) y el backup en la nube resuelven las contingencias de incendio, o robo o rotura de discos.

6. Cómo controlar un backup

El punto que todos terminamos olvidando: controlar. Un plan de diseña se ejecuta y se controla. ¡O no tendremos nada!

7. Cómo recuperar un backup

Hacer pruebas de recupero cada cierto tiempo para asegurarnos que todo funciona como queremos. Si el soporte IT nos organiza y administra los backups estaría muy bien pedirles algunos archivos importantes para verificar que todo está encaminado.

8. Asegurar la estrategia en el tiempo

La única forma en que esta estrategia se sostiene en el tiempo es con seguimiento y control. 

Siempre es mejor que profesionales de Informática organicen este plan de acción, porque lo podrán sostener más fácilmente en el tiempo que los que trabajan en otro tema, y por un pequeño descuido se quedan sin backup de datos, por unos días, unos meses o más.