Efectos de la pandemia: Teletrabajo y digitalización

Ellos son los vinculados al “Teletrabajo” y a la “Digitalización de todos los procesos y documentación”, que debieron instrumentarse con celeridad y sin una programación determinada para que las empresas no quedarán totalmente detenidas.

Con respecto al teletrabajo (“Home Office” en inglés), desde un tiempo atrás, en algunas actividades, se estaba desarrollando propiciado por ciertos empleadores y empleados atentos a posturas de flexibilización para coadyuvar a un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal de los trabajadores.

En la página Web del Gobierno Nacional de la República Argentina (2) lo define de la siguiente manera: “El teletrabajo es una forma de trabajo a distancia, en la cual el trabajador desempeña su actividad sin la necesidad de presentarse físicamente en la empresa o lugar de trabajo específico. Esta modalidad trae beneficios tanto al empleador como al trabajador, y a la sociedad a largo plazo, cuidando el medio ambiente. Se realiza mediante la utilización de las tecnologías de la información y comunicación (TIC), y puede ser efectuado en el domicilio del trabajador o en otros lugares o establecimientos ajenos al domicilio del empleado”.

En dicho sitio gubernamental se amplía este concepto valorando las características fundamentales del teletrabajo a saber: La generación de una nueva cultura organizacional, el establecimiento de contratos individuales voluntarios, la fijación del trabajo por objetivos, la existencia de horarios flexibles, el establecimiento de domicilios distintos y la utilización de las tecnologías de información de las comunicaciones, disponer de lugares de trabajo determinados o no, la necesaria conectividad a Internet, la existencia de la cobertura de una ART, la igualdad de derechos y obligaciones con el trabajador presencial, el respeto a la vida privada, la reversibilidad acordada de regresar a su situación anterior de trabajador presencial y la provisión de las herramientas de trabajo por parte de la empresa o del trabajador con la compensación de gastos.

La comprensión de un cambio en la cultura organizacional: Involucra a todos los estamentos de la empresa: Accionistas, Gerentes y el personal de trabajo ya que al trabajar en forma remota se genera una nueva interactuación (comunicación) entre las personas ya que pasan a contactarse solo a través de medios tecnológicos (correos electrónicos, grupos de WhatsApp, video conferencias, etc.).

Desde la voluntariedad inicial de este sistema y de mínima existencia, se pasó a una extensa por extrema necesidad de todas las partes en mantener el vínculo para evitar la paralización, la cual hizo superar la barrera del “no se puede” y de lograr implementarla rápidamente con la ayuda de todas las partes (para adaptar los sistemas informáticos al contacto vía remota y para capacitar al personal para su comprensión).

La necesidad de establecer pautas claras para el trabajo por objetivos y por resultados ya que las actividades se realizan por la vía remota sin los controles físicos respectivos.

Pero esta situación del teletrabajo y de las empresas cerradas en su ambiente natural, también trajo otro aspecto colateral mencionado como el de la digitalización de todos los procesos y de la documentación: En muchos sistemas informáticos de registros, los procesos se plasman con salida en impresiones de papel físico y en las impresoras designadas dentro del ámbito de la firma, aún a pesar de que, desde hace años, por cuestiones ambientales, algunas organizaciones han estado propiciando el no uso del “papel”.

Pero, de repente, esta pandemia, produjo una fuerte eclosión en este cariz, ya que los impresos “sumamente necesarios” no se han podido concretar convirtiéndose en inútil su producción ya que no hay forma de recolectarlos y enviarlos a los sectores respectivos.

¿En qué consiste la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos implica pasar la documentación física (en papel) a formato digital para resguardarse en archivos creados para tal fin.

En los últimos años se ha convertido en un verdadero problema para las empresas la cuestión de que deben almacenar una gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio físico y es difícil y costosa de consultar.

Su concreción anterior le ha otorgado una enorme ventaja para adaptarse a esta realidad que impone trabajar a distancia, sin posibilidad de contacto, a no ser por el uso de los medios digitales, involucrando todo tipo de papelería vinculada a operaciones comerciales (órdenes de compra, remitos, facturas, recibos, depósitos en cuenta, cheques electrónicos, etc.).

Algunas organizaciones están avanzando y profundizando aún más en este punto, ya que están ofreciendo la vista de documentación a sus proveedores y clientes en su propio sitio web con clave, en donde se puede interactuar para conocer las transacciones realizadas, pagos, saldos, pedidos futuros, etc., con uso nulo de papelería.

Este proceso ha dejado de ser un mero avance tecnológico para convertirse en una realidad de alta necesidad para estar a la altura de los acontecimientos actuales.