El autor analiza los cambios introducidos por el aislamiento social en las conductas y en los procedimientos de las empresas.

En especial comenta transformaciones que trae aparejado el teletrabajo extendido, en especial en empresas que no tenían esta práctica presente entre las características de su cultura laboral. 

A esto suma unas reflexiones sobre la digitalización de todos los procesos y de la documentación que generan las organizaciones, señalando la ventaja que poseen quienes han concretado la digitalización de documentos con anticipación al aislamiento obligatorio.

ARTÍCULO PUBLICADO EL viernes 08 de mayo
Edición N. 115 - Mayo / Junio 2020

NOTAS DE AUTOR

Mg. Dr. Sergio R. Juric Mg. Dr. Sergio R. Juric Contador Público
srjuric@gmail.com

Sin lugar a dudas el 2020 será muy difícil de olvidar para la humanidad. A la simpleza numérica propia se le agregó, en los primeros días, toda la dialéctica que se generó de si era o no el comienzo de una nueva década, sumándose luego recomendaciones viralizadas en el ámbito de los profesionales letrados para que no utilizáramos la identificación del año con solo las dos últimas cifras para evitar que en los contratos o documentación que se instrumentaran no se les pudiera cambiar a esa fecha fijada por otra de un año anterior.

Pero la aparición de este “verdadero tsunami” del Corona Virus dejó al mundo entero dado vueltas no solo por la cuestión fundamental de la salud sino por las enormes consecuencias económicas que se están produciendo por la vigencia de la cuarentena obligatoria.

Y es en este punto que el aislamiento social ha provocado cambios de importancia en las conductas y en los procedimientos en las empresas. Cambios que se venían reflejando en alguna medida con el avance tecnológico, pero la aparición de esta pandemia obligó a una inmediata decisión de llevarlos a cabo raudamente, a los fines de evitar la paralización total de la actividad a razón del Decreto Presidencial del 20-03-2020.

Ellos son los vinculados al “Teletrabajo” y a la “Digitalización de todos los procesos y documentación”, que debieron instrumentarse con celeridad y sin una programación determinada para que las empresas no quedarán totalmente detenidas.

Con respecto al teletrabajo (“Home Office” en inglés), desde un tiempo atrás, en algunas actividades, se estaba desarrollando propiciado por ciertos empleadores y empleados atentos a posturas de flexibilización para coadyuvar a un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal de los trabajadores.

¿Qué es el teletrabajo?

La Organización Internacional del Trabajo (1) define al teletrabajo “…como una forma de trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de producción, separando al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina y cómo la nueva tecnología hace posible esta separación facilitando la comunicación”.

El aislamiento social ha provocado cambios de importancia en las conductas y en los procedimientos en las empresas.

En la página Web del Gobierno Nacional de la República Argentina (2) lo define de la siguiente manera: “El teletrabajo es una forma de trabajo a distancia, en la cual el trabajador desempeña su actividad sin la necesidad de presentarse físicamente en la empresa o lugar de trabajo específico. Esta modalidad trae beneficios tanto al empleador como al trabajador, y a la sociedad a largo plazo, cuidando el medio ambiente. Se realiza mediante la utilización de las tecnologías de la información y comunicación (TIC), y puede ser efectuado en el domicilio del trabajador o en otros lugares o establecimientos ajenos al domicilio del empleado”.

En dicho sitio gubernamental se amplía este concepto valorando las características fundamentales del teletrabajo a saber: La generación de una nueva cultura organizacional, el establecimiento de contratos individuales voluntarios, la fijación del trabajo por objetivos, la existencia de horarios flexibles, el establecimiento de domicilios distintos y la utilización de las tecnologías de información de las comunicaciones, disponer de lugares de trabajo determinados o no, la necesaria conectividad a Internet, la existencia de la cobertura de una ART, la igualdad de derechos y obligaciones con el trabajador presencial, el respeto a la vida privada, la reversibilidad acordada de regresar a su situación anterior de trabajador presencial y la provisión de las herramientas de trabajo por parte de la empresa o del trabajador con la compensación de gastos.

Lo concreto es que todas estas cuestiones que se estaban llevando a cabo en el marco de una plena anuencia de las partes y para aquellos casos de voluntariedad manifiesta, se tuvieron que expandir en masa para la mayoría de los trabajadores posibles en el marco de esta pandemia y en un lapso de tiempo muy acotado, una vez que, en escasos días, el problema de la pandemia, que parecía afectar solo a otros países del mundo, se convirtió en una realidad en el nuestro.

Las claves del mayor o menor éxito en la instrumentación masiva del teletrabajo en las empresas se han reflejado en los siguientes aspectos:

Las prácticas de teletrabajo que se estaban llevando a cabo en el marco de una plena anuencia de las partes y para aquellos casos de voluntariedad manifiesta, se tuvieron que expandir en masa para la mayoría de los trabajadores posibles en el marco de esta pandemia y en un lapso de tiempo muy acotado.

La comprensión de un cambio en la cultura organizacional: Involucra a todos los estamentos de la empresa: Accionistas, Gerentes y el personal de trabajo ya que al trabajar en forma remota se genera una nueva interactuación (comunicación) entre las personas ya que pasan a contactarse solo a través de medios tecnológicos (correos electrónicos, grupos de WhatsApp, video conferencias, etc.).

Desde la voluntariedad inicial de este sistema y de mínima existencia, se pasó a una extensa por extrema necesidad de todas las partes en mantener el vínculo para evitar la paralización, la cual hizo superar la barrera del “no se puede” y de lograr implementarla rápidamente con la ayuda de todas las partes (para adaptar los sistemas informáticos al contacto vía remota y para capacitar al personal para su comprensión).

La necesidad de establecer pautas claras para el trabajo por objetivos y por resultados ya que las actividades se realizan por la vía remota sin los controles físicos respectivos.

La aplicación del modelo de horario flexible toda vez que se producen condicionamientos en la conectividad a Internet en cada uno de los hogares (uso de WiFi) por la banda ancha que se recibe y por encontrarse compartido con el resto de la familia.

La flexibilidad que deberán disponer las empresas de ART para adaptarse a esta situación inédita ampliada a una enorme masa laboral dependiente.

La organización que implicó entre las partes (empleadores y empleados) para la provisión de equipos de computación o la adaptación de los existentes de parte de los trabajadores para el desarrollo laboral en esta metodología.

Esta situación del teletrabajo y de las empresas cerradas en su ambiente natural, también trajo otro aspecto colateral mencionado como el de la digitalización de todos los procesos y de la documentación.

Pero esta situación del teletrabajo y de las empresas cerradas en su ambiente natural, también trajo otro aspecto colateral mencionado como el de la digitalización de todos los procesos y de la documentación: En muchos sistemas informáticos de registros, los procesos se plasman con salida en impresiones de papel físico y en las impresoras designadas dentro del ámbito de la firma, aún a pesar de que, desde hace años, por cuestiones ambientales, algunas organizaciones han estado propiciando el no uso del “papel”.

Pero, de repente, esta pandemia, produjo una fuerte eclosión en este cariz, ya que los impresos “sumamente necesarios” no se han podido concretar convirtiéndose en inútil su producción ya que no hay forma de recolectarlos y enviarlos a los sectores respectivos.

 

¿En qué consiste la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos implica pasar la documentación física (en papel) a formato digital para resguardarse en archivos creados para tal fin.

En los últimos años se ha convertido en un verdadero problema para las empresas la cuestión de que deben almacenar una gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio físico y es difícil y costosa de consultar.

Aunque este proceso de digitalización pueda resultar tedioso, una vez ejecutado, supone una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible para todos sin el consumo de tiempo de búsqueda de la misma en cajas archivadas.


¿Era relevante digitalizar la documentación?

Con lo acontecido por este virus y la cuarentena obligatoria establecida, si había dudas de que esta práctica pudiera traer beneficios palpables, se terminaron de disipar en su totalidad.

Su previa concreción de digitalización de documentos le ha otorgado a las empresas una enorme ventaja para adaptarse a esta realidad que impone trabajar a distancia.

Su concreción anterior le ha otorgado una enorme ventaja para adaptarse a esta realidad que impone trabajar a distancia, sin posibilidad de contacto, a no ser por el uso de los medios digitales, involucrando todo tipo de papelería vinculada a operaciones comerciales (órdenes de compra, remitos, facturas, recibos, depósitos en cuenta, cheques electrónicos, etc.).

Algunas organizaciones están avanzando y profundizando aún más en este punto, ya que están ofreciendo la vista de documentación a sus proveedores y clientes en su propio sitio web con clave, en donde se puede interactuar para conocer las transacciones realizadas, pagos, saldos, pedidos futuros, etc., con uso nulo de papelería.

Este proceso ha dejado de ser un mero avance tecnológico para convertirse en una realidad de alta necesidad para estar a la altura de los acontecimientos actuales.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Ver Link: https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/---americas/---ro-lima/---ilo-buenos_aires/documents/publication/wcms_bai_pub_143.pdf
Ver Link: https://www.argentina.gob.ar/trabajo/teletrabajo/que-es

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