En el mes de junio de este año la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) firmó un convenio con el Ministerio de Trabajo de la Provincia de Buenos Aires para avanzar en la implementación total del Libro de Sueldos Digital y Jornales (LSDJ) en el territorio bonaerense, con el objetivo de discontinuar de manera paulatina los trámites y registros referidos a la liquidación de sueldos en formato papel. Si bien esta herramienta digital fue presentada por la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) ya hace unos años, la firma de este convenio empujó a reactivar las alarmas en torno a su uso, ya que serán cada vez más los contribuyentes que van a ser notificados para iniciar los períodos de prueba que luego desencadenen en su aplicación obligatoria. Entonces se vuelve fundamental volver a repasar los puntos principales en torno a esta aplicación, ya que según los pronósticos se convertirá en el único medio para que los empleadores cumplimenten con sus obligaciones en relación al pago de salarios.

En el mes de junio de este año la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) firmó un convenio con el Ministerio de Trabajo de la Provincia de Buenos Aires para avanzar en la implementación total del Libro de Sueldos Digital y Jornales (LSDJ) en el territorio bonaerense, con el objetivo de discontinuar de manera paulatina los trámites y registros referidos a la liquidación de sueldos en formato papel.

Si bien esta herramienta digital fue presentada por la AFIP ya hace unos años, la firma de este convenio empujó a reactivar las alarmas en torno a su uso, ya que serán cada vez más los contribuyentes que van a ser notificados para iniciar los períodos de prueba que luego desencadenen en su aplicación obligatoria.

Entonces se vuelve fundamental volver a repasar los puntos principales en torno a esta aplicación, ya que según los pronósticos se convertirá en el único medio para que los empleadores cumplimenten con sus obligaciones en relación al pago de salarios.

¿Qué es el Libro de Sueldos Digital?

Según la AFIP, se trata de una herramienta informática que permite a los empleadores “cumplir distintas obligaciones en un único trámite, para generar el Libro de Sueldos y Jornales, - Hojas Móviles -, y la Declaración Jurada mensual (F.931)”.

El organismo afirma que esta aplicación compatibiliza el sistema de liquidación de haberes del empleador, a fin de utilizarlo como portador de los datos de entrada, junto con la información disponible en los servicios “Simplificación Registral” y “Sistema Registral”, para luego en forma sistemática y automática, terminar elaborando el Libro de Sueldos y Jornales del artículo 52 de la Ley 20.744 y la Declaración Jurada mensual; o al menos esto era lo que preveía la versión original de la aplicación web.

Así descrito y hasta ahora, pareciera que la herramienta llegó para simplificar los trámites alrededor del proceso de liquidación de sueldos al unificar varias obligaciones en una, pero según los especialistas, en la práctica concreta, trabajar con ella implica algunos desafíos que habrá que afrontar hasta tanto su puesta en marcha sea completa.

 

Implementación: realidad actual y el rol de la capacitación

La Dra. Marcela Gómez, Contadora Pública y capacitadora de esta temática en el Instituto de Postgrado e Investigación Técnica (IPIT) de este Consejo Profesional, explica que “es un sistema completamente nuevo que cambia por completo la forma de presentación de lo que es el 931, que es el fin último que hoy tiene el Libro de Sueldo Digital”.

La provincia de Buenos Aires es la que más avanzó con su implementación pero hasta ahora la misma implica un trabajo duplicado, porque aún no reemplaza al Libro de Sueldos del artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo.

Según la Dra. Gómez la provincia de Buenos Aires es la jurisdicción que más avanzó con su implementación pero hasta ahora la misma implica un trabajo duplicado, porque aún no reemplaza por completo y como se espera que lo haga en un futuro, al Libro de Sueldos del artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo. “El gran reclamo de todo este tiempo fue que se hacía una doble tarea, por un lado el libro del artículo 52 y por otro lado el libro de sueldo digital. Si esto avanza se eliminaría esta doble tarea, el libro de sueldo viene a reemplazar esa doble tarea, ese es el gran pedido”, aclara.

A este doble trabajo se le suman otros aspectos que hacen que su implementación sea cuesta arriba, en los que influyen la relación con los clientes, el pago del abono, la necesidad de contar con saberes y conocimientos referidos a sistemas y tecnología, el trabajo de análisis que implica auditar las liquidaciones y revisar el comportamiento de cada concepto que estas incluyan. Se suma también las herramientas informáticas que se tengan a mano, si se cuenta con un sistema de liquidación o si esta se hace a través de planillas excel.

La Dra. Marcela Gómez es Contadora Pública (UBA), Asesora impositiva de Directivos y Nóminas Confidenciales, Especialista en Materia Laboral y de Recursos de la Seguridad Social, Líder Técnico de Contenidos Digitales en Editorial Errepar, Capacitadora en otros Consejos Profesionales, Cámaras Empresariales y Errepar; y Docente del Programa de Actualización Laboral en la UNLP.

La Dra. Gómez remarca que la planilla excel funciona correctamente para los recibos de sueldo, pero “para el sistema la carga de toda esa data de forma manual es tediosa. Si no hay un sistema de liquidación con determinadas características (que permita importar y exportar) esto representa una carga adicional de trabajo”. Y aún haciendo uso de los excels brindados por la AFIP para la parametrización de conceptos, la Dra. Gómez afirma que “se pierde la misma cantidad de tiempo cargando los excels para luego convertirlos en ‘.txt’ e importarlos, que hacerlos directamente de manera manual en el sistema. Entonces lo que parece una ayuda resulta no serlo”.

Por supuesto que al tratarse de un sistema nuevo se necesita capacitación, la Dra. Gómez cuenta que más allá de todo el material emitido por la AFIP “uno termina de entender el sistema cuando lo opera, la lectura teórica tampoco alcanza, la capacitación lo que hace es dar el punto de vista práctico, también analizar errores y casos específicos, es lo que uno necesita, bajar a tierra todo lo que está escrito”.

“La carga de trabajo más importante está en la implementación”, afirma la Dra. Gómez, y agrega que “no es que uno no va a tener errores, pero la práctica hace que uno al final termine sabiendo por donde viene el error, cómo solucionarlo. Con la capacitación lo que uno hace es mostrar todo el panorama y entender en detalle cómo funciona, después es ponerle el cuerpo a la situación y que sea experiencia propia”.

 

Lo más importante a la hora de utilizarlo

En referencia a lo que consiste en el uso práctico y concreto de esta herramienta de AFIP, la Dra. Gómez señala los siguientes puntos más importantes:

Uno termina de entender el sistema cuando lo opera, la lectura teórica tampoco alcanza, la capacitación lo que hace es dar el punto de vista práctico, también analizar errores y casos específicos.
Dra. Marcela Gómez - Contadora pública, capacitadora en el uso del Libro de Sueldos Digital.

Parametrización de conceptos:

Este sistema considera de suma importancia  la definición de los conceptos de la liquidación, ya que serán utilizados con su asociación a un concepto AFIP.  Como primer paso las guías indican que se debe realizar la clasificación de todos los conceptos de liquidación que utiliza el propio sistema de liquidación de sueldos, considerando determinados grupos previamente definidos por el organismo. Una vez identificados estos, se debe asociar cada uno de ellos con el Concepto AFIP que le corresponda, considerando también de ser necesario, los subgrupos definidos para cada ítem.

 

Período de prueba:

La Dra. gómez explica que los periodos de prueba son para cada contribuyente en particular y se establece a partir de que el mismo es notificado por la AFIP en su domicilio electrónico, informando a partir de qué período devengado tiene que hacer uso obligatorio del Libro de Sueldo Digital y cuánto durará ese período de prueba. “No es masivo y todo el mundo lo tiene, es específico de los contribuyentes elegidos”, aclara.
Durante este período se parametriza y se realizan las liquidaciones de prueba.

Aparición de errores:

Una vez hecha la correcta parametrización de conceptos, cumplido el período de prueba y que se encuentre firme la utilización de este sistema para ese contribuyente, no significa que los errores dejen de aparecer. Nuevos errores pueden surgir luego de cumplidas estas etapas, por ejemplo cuando se incorporen nuevos conceptos. En este punto, la capacitación juego un rol fundamental. “El periodo de prueba está hecho para que uno se equivoque y aprenda. Es importante decir que no es un sistema imposible, pero a veces destrabar los errores lleva mucho tiempo. La capacitación resulta ser una inversión, sino te diría que es imposible”, afirma la Dra. Gómez.

La idea de la AFIP es que todos los empleadores estén incorporados en el transcurso de este mismo año para la utilización de la aplicación web Libro de Sueldos Digital.

¿Cómo sigue?

El panorama actual demuestra que todavía falta para que este sistema se haga efectivo de manera completa y permita cumplir con su objetivo original, que es el de elaboración del Libro de Sueldos y Jornales del artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo. En este sentido, la Dra. Gómez aclara que la idea de la AFIP es que todos los empleadores estén incorporados en el transcurso de este mismo año: “Cuando habla de incorporación hay que ver en qué etapa, que ya presenten todos el 931 a través del Libro de Sueldo digital, o que algunos van a estar en períodos de prueba y otros notificados pero aún no habilitados el periodo de prueba, etc”, menciona.

En el ámbito de la Provincia de Buenos Aires, la Dra. Gómez indica que para su implementación faltaría la normativa del Ministerio de Trabajo y aclara que todo lo publicado hasta ahora refiere a comunicaciones, pero no a normativa: “Hay una Resolución del año 2015 que decía cómo era el proceso de cierre, y ahora no se sabe si se va a retomar ese circuito o si va a haber una nueva Resolución”, indica y afirma que el ente que debe disponer que el Libro de Sueldos Digital va a pasar a ser el que actualmente se rubrica, es el Ministerio de Trabajo de Provincia de Buenos Aires. “Es una normativa que está faltando. Eso y cómo va a ser el pago de la rúbrica y si la misma pasará a ser digital también, que por ahora no lo es. Son como las dos grandes diferencias que se vienen, hoy no hay nada firme”, concluye.


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