Realidad Profesional | Revista del Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires y su Caja de Seguridad Social
Cómo detectar que su software contable está obsoleto
Todos coinciden en la importancia de contar con un software contable actualizado. Aquí algunos consejos para no perder tiempo y rentabilidad.
El software contable de gestión simplifica el trabajo del contador, aumenta la productividad y ofrece más valor a los clientes. Usar un software obsoleto afecta los ingresos y el asesoramiento.
Aquí algunas de las señales para actualizar su software: entrada manual repetitiva de datos, errores en declaraciones de impuestos, funciones complicadas, pocas actualizaciones, brechas de seguridad, falta de compatibilidad móvil, limitaciones en trabajo colaborativo, control manual de vencimientos y uso de planillas de cálculos.
Un buen software contable automatiza tareas, agiliza cálculos y facilita la carga laboral. La tecnología es clave en el nuevo rol profesional. Reflexionar sobre la necesidad de cambiar el software contable es importante para el crecimiento del estudio.
El software contable de gestión es una de las herramientas más valiosas para simplificar el trabajo del contador, dado que permite aumentar la productividad y la eficiencia del profesional, ofreciéndole más valor a sus clientes. En consecuencia, utilizar un software contable obsoleto expone al profesional a la pérdida de ingresos a la vez que afecta el nivel de asesoramiento que puede brindar a sus clientes.
Este doble impacto negativo exige a los estudios contables estar atentos a la necesidad de actualizar sus programas. En este artículo visibilizamos algunas señales a las que prestarle atención, sugeridas por los propios desarrolladores, como Thomson Reuters.
10 señales que te indican que necesita cambiar su software contable
1. Necesidad de reingresar datos manualmente y de forma repetitiva
Si debe ingresar manualmente todos tus datos o necesita introducir la misma información una y otra vez, es una señal importante de que llegó el momento de cambiar su software.
Perder tiempo en estas actividades repetitivas en lugar de hacer algo que produzca mayor rentabilidad, es una alerta clara para empezar a buscar una alternativa que permita la automatización de esta tarea.
2. Errores en la revisión de declaraciones de impuestos
¿Al revisar las declaraciones de impuestos, habitualmente detecta errores y tiene que actualizar la información? Eso significa que debe cambiar el software de gestión contable que usa.
Tener una herramienta que no le ofrezca la solución que necesita para automatizar tu trabajo es prácticamente lo mismo que no tener nada.
El primer software contable reconocido fue desarrollado en la década de 1950 por IBM y se llamaba "IBM 1401 Speedcoding System". Fue creado para ser utilizado en las computadoras IBM 1401, que eran ampliamente utilizadas en ese momento. 3. Funciones complicadas y poco intuitivas
Un software contable tiene como objetivo simplificar el trabajo del contador y de su equipo, por lo que debe ser sencillo e intuitivo.
Si estas no son las características de su herramienta contable y pierde tiempo intentando sacarle más provecho a la solución, entonces es el momento de elegir un software más práctico que atienda sus necesidades.
4. Actualizaciones poco frecuentes y fallas en el software contable
Las actualizaciones constantes son fundamentales para un software de gestión contable, aún más en un país como el nuestro en que las normas tributarias cambian todo el tiempo. Además, la incorporación de nuevas funcionalidades es esencial para aprovechar todo lo que la tecnología tiene para ofrecernos.
5. Brechas de seguridad
Actualmente, los riesgos con la seguridad de la información son altos. Por lo que es crucial contar con una solución confiable que garantice los recursos necesarios que mantengan los datos de tu organización y los de tus clientes completamente seguros.
Para conocer más sobre ciberseguridad lo invitamos a leer este artículo publicado también en RePro en el que el autor brinda conocimientos centrales sobre seguridad en el medio digital y plantea interrogantes que ayudan a revisar la tarea profesional para lograr prevenir ataques informáticos.
6. Software contable no compatible con dispositivos móviles
Muchas veces, no tenemos una computadora a mano, pero necesitamos realizar alguna tarea o consultar alguna información.
En estos casos, contar con una solución compatible con dispositivos móviles es imperante. De esta forma, en apenas unos minutos podrá resolver algo que te llevaría mucho más tiempo sin una computadora cerca suyo.
Si las operaciones bancarias, las transacciones en FCIs y otras tantas cuestiones financieras complejas ya pueden resolverse desde un teléfono celular, entonces también la gestión de su estudio contable debería tener su versión para dispositivos de mano.
7. Limitaciones en el trabajo colaborativo
Una de las ventajas de los software de gestión contable, sobre todo si están basados en la nube, es la facilidad que proporcionan para el trabajo colaborativo.
Gracias a estos ecosistemas digitales, es posible que varios miembros del equipo trabajen en un mismo documento desde diferentes lugares geográficos, así como intercambiar información importante en tiempo real.
8. Control manual de los vencimientos
Para un buen flujo de trabajo en un estudio contable es crucial la buena gestión de la caducidad de los plazos. Sin embargo, hoy en día muchos contadores todavía llevan a mano el control de los vencimientos.
En ese sentido, es importante adoptar un software contable que proporcione alertas y mantenga una agenda sobre los vencimientos personalizados por cliente. Incluso es posible que, ante cambios normativos, se le aplique el vencimiento a cada cliente de forma automática.
La primera versión de Microsoft Excel, conocida como "Multiplan", fue lanzada por Microsoft en 1982. Multiplan estaba destinado a ser un competidor directo del popular software de hojas de cálculo de la época, VisiCalc.
Sin embargo, Multiplan no tuvo tanto éxito como VisiCalc, que ya estaba bien establecido en el mercado. Microsoft continuó mejorando su software y lanzó la primera versión de Excel específicamente para Macintosh en 1985, seguida por una versión para Windows en 1987.
9. Planillas de cálculos
Si bien los programas de planillas de cálculo han incorporado nuevas herramientas, basar la gestión de clientes en los datos volcados allí es una clara señal de que necesita con urgencia un software contable.
Hoy existen soluciones que hacen el trabajo contable mucho más simple a través de herramientas que facilitan la integración entre diversas soluciones. Incluso existen desarrollos de inteligencia artificial para estudios contables que podrán resolver el trabajo matemático por usted y liberarlo para agregar valor específico.
10. Generar menos carga laboral
Es imprescindible que el software contable lo asista en las tareas que más tiempo le insumen. Un ejemplo: la gestión de Ganancias y Bienes Personales, uno de los impuestos con más carga de trabajo debido a su complejidad y constantes cambios de último momento.
Un buen software contable automatiza la liquidación, generación de papeles de trabajo y resúmenes que facilitan la carga en AFIP, así como el control de cálculos.
La tecnología en el nuevo rol profesional
Es reconocida la importancia de la tecnología en el nuevo rol que ejercen los profesionales en ciencias económicas (Ver nota en RePro). Si usted se sintió identificado con alguna de las alertas mencionadas lo alentamos a reflexionar acerca de la necesidad de cambiar su software contable. Puede existir cierta resistencia lógica al principio, pero prontos sus colaboradores y clientes se lo agradecerán.
